Công việc của bạn có khiến bạn rơi vào tình trạng “kiệt sức vì thông báo”?

Bạn cảm thấy mình như bị trói buộc vào ứng dụng email công việc? Bạn có thể đang mắc hội chứng “kiệt sức vì thông báo” (ping fatigue) – một dạng kiệt quệ tinh thần do liên tục bị làm phiền bởi những thông báo dồn dập. Mặc dù không thể tránh hoàn toàn, nhưng theo chuyên gia nghề nghiệp, bạn có thể áp dụng một số cách để đối phó với tình trạng này.

8:30 sáng, bạn mở laptop để bắt đầu ngày làm việc. Ngay lập tức, màn hình sáng lên với một thông báo: bạn có 136 email chưa đọc trên Outlook. Cùng lúc đó, một tin nhắn Teams nhắc nhở bạn về cuộc họp trong 30 phút tới. Chưa kịp phản ứng, Trello lại hiển thị thông báo rằng báo cáo của bạn đến hạn trong hôm nay. Tiếp theo, một đồng nghiệp nhắn tin trên Zalo để hỏi ý kiến về một vấn đề. Ngày làm việc thậm chí chưa thực sự bắt đầu, nhưng bạn đã cảm thấy choáng ngợp bởi hàng loạt thông báo.

Những âm báo, rung động và chuông tin nhắn đã trở thành nhạc nền quen thuộc trong cuộc sống công sở của nhiều người. Chúng bám theo chúng ta suốt cả ngày, khiến việc tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất trở nên khó khăn hơn bao giờ hết, đồng thời liên tục kéo sự chú ý của chúng ta sang những công việc “khẩn cấp” (mà thực chất không phải lúc nào cũng quan trọng).

Sự kiệt quệ tinh thần do phải theo dõi liên tục tất cả các thông báo này được gọi là ping fatigue – thuật ngữ mô tả cảm giác căng thẳng, xao nhãng và quá tải khi bị làm phiền liên tục trong công việc. Theo báo cáo Digital Noise Impact Report của công ty phần mềm Unily, hơn 77% nhân viên cho rằng các thông báo từ các công cụ kỹ thuật số trong công việc là một yếu tố gây mất tập trung. Trong một khảo sát với 500 nhân viên, một phần ba số người tham gia thừa nhận rằng họ bị xao nhãng bởi một thông báo kỹ thuật số cứ mỗi 15 phút – tương đương với khoảng 160 lần gián đoạn mỗi tuần.

Xem thêm:

Làm thế nào để thực hành ‘năng suất chậm’ trong công việc

Chúng ta đều biết rằng việc chuyển đổi ngữ cảnh (context-switching) – tức là khoảng thời gian cần để tập trung lại sau một sự gián đoạn như chuông cửa hoặc một cuộc gọi – có thể rất khó khăn đối với não bộ. Điều tương tự cũng áp dụng với các thông báo kỹ thuật số. Một báo cáo chung giữa Qatalog và Idea Lab của Đại học Cornell năm 2021 phát hiện ra rằng trung bình, một người cần đến 9,5 phút để quay trở lại trạng thái làm việc hiệu quả sau khi bị gián đoạn bởi việc chuyển đổi giữa các ứng dụng.

Mặc dù sự bùng nổ của các nền tảng giao tiếp và công cụ quản lý công việc giúp chúng ta có thể kết nối dễ dàng với đồng nghiệp làm việc từ xa, chia sẻ tài liệu nhanh chóng và cập nhật tiến độ một cách thuận tiện, nhưng nó cũng đặt ra một vấn đề lớn về văn hóa “luôn sẵn sàng” (always-on).

Hội chứng “kiệt sức vì thông báo” ảnh hưởng ra sao?

“Ping fatigue là có thật, và nó đã trở nên nghiêm trọng hơn trong những năm gần đây do sự bùng nổ của các nền tảng kỹ thuật số và kênh giao tiếp, khiến ranh giới giữa năng suất làm việc và tính sẵn sàng trở nên mờ nhạt, làm xáo trộn sự tập trung của chúng ta,” Victoria McLean, CEO kiêm nhà sáng lập công ty tư vấn nghề nghiệp City CV, cho biết.

Theo McLean, mỗi thông báo kéo chúng ta ra khỏi trạng thái làm việc sâu (deep work), buộc não bộ phải liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau. “Chúng ta cảm thấy bận rộn hơn nhưng thực ra lại hoàn thành được ít việc hơn. Đây là một vòng luẩn quẩn mà tôi thấy rất nhiều chuyên gia bị mắc kẹt trong đó,” cô chia sẻ.

Tuy nhiên, dù có mơ về việc xóa ứng dụng email và đặt trạng thái “đang nghỉ” (out of office) vĩnh viễn, thực tế là chúng ta vẫn cần duy trì một mức độ liên lạc nhất định khi làm việc. Vậy làm thế nào để bảo vệ bản thân khỏi tình trạng ping fatigue và thiết lập những ranh giới kỹ thuật số cần thiết mà không gây xung đột với đồng nghiệp?

Xem thêm:

Làm thế nào để tránh kiệt sức quay trở lại sau kỳ nghỉ

Làm sao để kiểm soát tình trạng kiệt sức vì thông báo?

“Chỉ có một giải pháp duy nhất: bảo vệ thời gian và năng lượng của bạn,” McLean khẳng định. “Tắt những thông báo không quan trọng, dành ra những khoảng thời gian làm việc sâu và giành lại quyền kiểm soát năng suất của chính mình. Nếu bạn liên tục phản ứng với mọi thông báo, bạn sẽ luôn trong tình trạng chạy theo công việc, và điều đó sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến sự nghiệp của bạn.”

Bên cạnh nỗ lực cá nhân, McLean nhấn mạnh rằng các công ty cũng cần đóng vai trò trong việc tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh hơn. “Hệ thống giao tiếp nội bộ cần đơn giản và tinh gọn hơn, nhân viên nên được khuyến khích nghỉ ngơi khỏi màn hình, tình trạng kiệt sức cần được theo dõi thường xuyên, và quan trọng nhất, nhân viên cần được đánh giá dựa trên kết quả công việc, thay vì dựa trên việc họ có phản hồi ngay lập tức hay không.”