Chuẩn bị sẵn sàng cho những cuộc họp online hiệu quả

Làm việc tại nhà, trong thời điểm dịch Covid-19 bùng phát như hiện nay, đồng nghĩa với việc các cuộc họp online sẽ diễn ra nhiều hơn và thường xuyên hơn. Vậy bạn đã chuẩn bị gì để giúp các cuộc họp trở nên hiệu quả? Cùng STYLE tìm hiểu!

Chuẩn bị cẩn thận

Trong bất kỳ cuộc họp nào, dù là họp trực tiếp hay họp online, việc chuẩn bị cẩn thận luôn là điều cần thiết. Hãy chắc chắn rằng biết rõ mục tiêu của mình và của cuộc họp là gì. Trước cuộc họp, hãy chuẩn bị sẵn những thông tin cơ bản mà bạn có thể cần tham khảo cũng như những câu hỏi có thể xảy ra. Việc chuẩn bị sẵn các điểm chính sẽ giúp bạn giảm áp lực khi phải suy nghĩ về câu hỏi ngay tại chỗ cũng như cho phép bạn tham gia vào cuộc thảo luận đang diễn ra một cách tự nhiên hơn.

Đảm bảo yếu tố kỹ thuật

Với các cuộc họp online, kỹ thuật càng trở nên đặc biệt quan trọng. Lý do là bởi chẳng ai muốn những yếu tố như ánh sáng, âm thanh, background, nguồn điện… ảnh hưởng đến hiệu quả của cuộc họp.

Chú ý ánh sáng

Vì bạn đang làm việc ở nhà nên bạn có thể lựa chọn vì trí và hướng ngồi gần với cửa sổ hoặc nguồn sáng để gương mặt trở nên sáng sủa và hài hòa hơn. Đừng ngồi trực tiếp dưới nguồn sáng vì điều đó sẽ khiến gương mặt bạn có bóng đen dưới mắt và mũi. Thay vào đó, hãy chọn vị trí đối diện đèn khoảng 1m để ánh sáng đồng đều và không gây chói.

Góc máy

Khi tham gia họp online ở nhà, bạn nên đặt máy tính hoặc điện thoại trên bàn và ngang với phần ngực. Dù điều này không được quan tâm nhiều nhưng nếu chú ý, bạn có thể tránh lộ ra những góc mặt xấu hoặc góc mặt có ngũ quan không đồng đều.

Âm thanh

Hãy chọn nơi yên tĩnh cũng như tránh những vị trí có thể tạo tiếng vang và có tiếng máy móc hoạt động liên tục. Chẳng ai muốn bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn trong suốt cuộc họp! Nếu trong cuộc họp yêu cầu bạn phải nói nhiều, hãy chuẩn bị sẵn tai nghe có mic để đảm bảo âm thanh liền mạch và không ảnh hưởng đến cảm nhận của mọi người.

Kết nối Internet và nguồn điện

Tất nhiên, trong các cuộc họp online, tốc độ kết nối Internet và nguồn điện là yếu tố bắt buộc cần chú ý. Hãy đảm bảo tốc độ ổn định để không bị “văng” khỏi cuộc họp. Ngoài ra, hãy kiểm tra pin trên máy tính và điện thoại của mình để không bị “sập nguồn” với những cuộc họp kéo dài.

Lựa chọn background

Đừng để bachground bừa bộn phía sau khiến mọi người có ấn tượng xấu về bạn. Dù bạn là chủ thể khung ảnh, những thứ xuất hiện xung quanh cũng có vai trò quan trọng không kém. Do đó, hãy tìm một không gian ít người qua lại và cân nhắc lựa chọn chỗ ngồi sao cho khung cảnh phía sau đơn giản, ít đồ đạc nhất có thể. Quay lưng vào tường là một lựa chọn an toàn. Nên hạn chế ngồi ở những hành lang với nhiều cửa hoặc không gian dày đặc hoa văn.

Lựa chọn trang phục

Trang phục cũng là yếu tố cần chú ý đặc biệt. Thông thường, những chiếc áo đồng màu thay vì họa tiết phức tạp sẽ tạo hiệu ứng tốt hơn. Trang phục càng đơn giản, thanh lịch càng hiệu quả trong những cuộc họp online.

Tạo dấu ấn cá nhân

Một trong những khiếm khuyết của các cuộc họp trực tuyến chính là vấn đề về ngôn ngữ cơ thể. Bạn không nhìn thấy cử chỉ cơ thể để biết được cách mọi người phản hồi hay họ có đang theo dõi hay không. Để giải quyết nguy cơ mất tập trung của mọi người, hãy giữ nguyên cá tính của bạn. Năng lượng dồi dào sẽ giúp bạn thu hút mọi người và giúp họ tiếp tục theo dõi các chủ đề. Họ sẽ không muốn bị mất tập trung, đặc biệt là nếu bạn có thói quen đặt câu hỏi trực tiếp cho mọi người về phản hồi của họ với một chủ điểm. Khi mọi người thực sự bị thu hút vào cuộc họp, chủ điểm họp của bạn sẽ được giải quyết nhanh chóng và bạn sẽ đề cập được đến nhiều vấn đề hơn trong thời gian ngắn hơn.