Cách sử dụng phương pháp bậc thang tại nơi làm việc để đánh bại trì hoãn

Trong cuốn sách “The Getting Unstuck Workbook”, tác giả Britt Frank chia sẻ phương pháp ‘bậc thang’ thông minh giúp những người trì hoãn thành công trong công việc.

Bạn có hàng nghìn email chưa đọc chế nhạo bạn mỗi khi bạn dám mở hộp thư đến không? Bạn có liên tục bị thúc giục làm công việc mà bạn đã nói sẽ hoàn thành nhưng cuối cùng lại phải vật lộn để hoàn thành không? Các nhiệm vụ và sự xao nhãng chiếm nhiều thời gian trong ngày của bạn hơn mức bạn muốn thừa nhận không? Nếu câu trả lời là có cho bất kỳ (hoặc tất cả) câu hỏi trên, bạn không đơn độc. Trong một nghiên cứu năm 2023, 88% người lao động thừa nhận đã trì hoãn hơn 60 phút mỗi ngày trong khi làm việc.

Trì hoãn là điều chúng ta đều làm khi chịu áp lực, nhưng trì hoãn mãn tính có thể gây ra hậu quả cho năng suất và sự nghiệp, dẫn đến tác động tiêu cực đến sức khỏe tinh thần và thể chất của chúng ta.

Vậy chúng ta có thể làm gì để điều chỉnh nó tốt hơn?

Trong cuốn “The Getting Unstuck Workbook“, tác giả Britt Frank viết: “Mặc dù tư duy chắc chắn đóng một vai trò, nhưng trì hoãn trước hết là phản ứng của hệ thần kinh, không phải là một khiếm khuyết tính cách. Nếu não bạn cảm thấy không an toàn vì căng thẳng, quá tải, chấn thương hoặc kiệt sức, các phần ra quyết định và hành động của não sẽ ngừng hoạt động và sinh lý sinh tồn sẽ hoạt động.”

Do đó, trì hoãn không phải là dấu hiệu của sự lười biếng hay thờ ơ: nó có nghĩa là hệ thần kinh của bạn đã chuyển sang chế độ sinh tồn. Tuy nhiên, như Frank giải thích, biết rằng trì hoãn là phản ứng của hệ thần kinh không biện minh cho sự trì trệ: nó giải thích cho chính nó – và sau đó giúp chúng ta tìm ra cách điều chỉnh nó.

Một trong số những cách là sử dụng phương pháp bậc thang của chính Frank.

Ảnh: Getty Image

Phương pháp bậc thang là gì?

Điểm quan trọng, Frank chỉ ra hai loại trì hoãn phổ biến: trì hoãn do hệ thần kinh giao cảm (SNSP) và trì hoãn do hệ thần kinh phó giao cảm (PNSP). Nói đơn giản, SNSP có thể giống như đa nhiệm, cảm thấy không thể thư giãn và làm mọi thứ nhanh chóng để hoàn thành, trong khi PNSP khiến người ta gặp khó khăn khi bắt đầu công việc và duy trì tập trung khi đang làm.

Bất kể loại nào ảnh hưởng đến bạn nhiều nhất, phương pháp bậc thang được thiết kế để giúp bạn chia nhỏ công việc thành các ‘việc đồng ý’ nhỏ hơn, với logic là nếu bạn có thể bắt đầu đánh dấu một số công việc nhỏ, bạn sẽ có động lực để giải quyết bất kỳ dự án lớn nào.

1. Bước đầu tiên là chọn một việc bạn muốn làm nhưng đã trì hoãn. Điều này có thể là giới thiệu một hệ thống lưu trữ mới hoặc cuối cùng ứng tuyển vào vị trí thăng chức mà bạn đã trì hoãn.
2. Bước thứ hai, Frank nói, là chia nhỏ công việc thành các thành phần nhỏ nhất có thể. “Đây là những đồng ý nhỏ của bạn và đặt ở dưới cùng của bậc thang, trong khi bước khó nhất đặt ở trên cùng,” cô nói.
3. Tất nhiên, bước thứ ba là hoàn thành bước ở dưới cùng của thang, tiếp tục với từng nhiệm vụ cho đến khi bạn lên đến đỉnh. Ví dụ: tìm mô tả công việc và cập nhật CV của bạn có thể là những bước đầu tiên trong việc nộp đơn xin việc, tất cả đều xây dựng lên nhiệm vụ cuối cùng (và khó khăn hơn) là viết tuyên bố tác động về lý do tại sao bạn xứng đáng được thăng chức

Tuy nhiên, nếu bạn thấy mình gặp khó khăn hoặc chống đối bất kỳ bước nào, Frank khuyên bạn nên làm cho nó nhỏ hơn nữa. “Một bước tiến nhỏ luôn tốt hơn là một bước lớn không thực hiện,” cô nói.

Chia nhỏ công việc thành các thành phần nhỏ nhất có thể

Cuối cùng, Frank nói, mục tiêu là bàn đạp phanh của bạn (hệ thần kinh phó giao cảm) và bàn đạp ga (hệ thần kinh giao cảm) nên hoạt động cùng nhau một cách mượt mà, có nghĩa là bạn có thể làm những gì cần làm mà không bị kiệt sức.

Như cô nói: “Hãy nhớ rằng cả hai loại trì hoãn đều cần một bộ công cụ khác nhau, nhưng không loại nào cần đến sự xấu hổ, ý chí hay tội lỗi.”